Άρθρο του Ηλία Δ. Τζαννή

ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ

ΣΕ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΤΕΧΝΗΤΗΣ & ΣΥΝΑΙΣΘΗΜΑΤΙΚΗΣ ΝΟΗΜΟΣΥΝΗΣ.

ΡΟΛΟΣ  ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ  & ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΟΥ ΓΡΑΜΜΑΤΕΑ

Σύμφωνα με την «Έκθεση για το Μέλλον της Εργασίας 2025» του Παγκόσμιου Οικονομικού Φόρουμ επισημαίνεται ότι ‘’ορισμένα διοικητικά επαγγέλματα, όπως αυτό των Διοικητικών και Εκτελεστικών Γραμματέων, ενδέχεται να συρρικνωθούν ή να μετασχηματιστούν έως το 2030, η διαπίστωση όμως αυτή δεν συνεπάγεται απαραίτητα την απαξίωση ή την εξαφάνιση του ως άνω επαγγελματικού ρόλου. Αντιθέτως, αναδεικνύει τη μετάβαση από ένα παραδοσιακό μοντέλο γραμματειακής υποστήριξης σε έναν σύγχρονο, σύνθετο και στρατηγικό ρόλο, ο οποίος βασίζεται στον ουσιαστικό συνδυασμό τεχνητής νοημοσύνης (AI) και συναισθηματικής νοημοσύνης (EQ’’). Επίσης σύμφωνα με την ανακοίνωση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ‘’Οικοδόμηση εμπιστοσύνης στην ανθρωποκεντρική τεχνητή νοημοσύνη’’ (Βρυξέλλες. 2019), επισημαίνεται ότι η εμφάνιση της τεχνητής νοημοσύνης πρέπει να είναι διασυνοριακή, φέρνει ωστόσο και προκλήσεις που πρέπει να αντιμετωπιστούν, ενώ παράλληλα απαιτείται μια προληπτική προσέγγιση για να αντιμετωπιστεί η επίδραση της στην αγορά εργασίας και ένα περιβάλλον εμπιστοσύνης και λογοδοσίας γύρω από την ανάπτυξη και τη χρήση της”. Κατά συνέπεια οι εφαρμογές τεχνητής νοημοσύνης μεταβάλλουν ριζικά τον τρόπο λειτουργίας των επιχειρήσεων και, κατ’ επέκταση, το ρόλο των Διοικητικών και Εκτελεστικών Γραμματέων.

Συστήματα AI μπορούν να αυτοματοποιήσουν τη διαχείριση ημερολογίων, να προτείνουν βέλτιστες χρονικές ζώνες για συναντήσεις, να οργανώνουν ψηφιακά αρχεία, να ταξινομούν εισερχόμενη αλληλογραφία και να συντάσσουν προσχέδια εγγράφων ή αναφορών. Επιπλέον, εργαλεία ανάλυσης δεδομένων επιτρέπουν τη γρήγορη επεξεργασία πληροφοριών, την εξαγωγή συμπερασμάτων και την υποστήριξη της Διοίκησης με έγκαιρα και αξιόπιστα δεδομένα. Η τεχνητή νοημοσύνη, ωστόσο, λειτουργεί ως υποστηρικτικό εργαλείο και όχι ως υποκατάστατο της ανθρώπινης παρουσίας. Ο σύγχρονος Διοικητικός & Εκτελεστικός Γραμματέας καλείται να επιλέξει, να αξιολογήσει και να ερμηνεύσει τα αποτελέσματα που παράγει η AI, προσαρμόζοντάς τα στις πραγματικές ανάγκες της Διοίκησης και της επιχείρησης.

Η ανθρώπινη κρίση, η κατανόηση του επιχειρησιακού πλαισίου και η ικανότητα προτεραιοποίησης παραμένουν καθοριστικές δεξιότητες που δεν μπορούν να αυτοματοποιηθούν πλήρως. Σε αυτό το σημείο, η συναισθηματική νοημοσύνη αποκτά κεντρικό ρόλο. Οι Διοικητικοί και Εκτελεστικοί Γραμματείς αποτελούν συχνά το πρώτο σημείο επαφής μεταξύ της Διοίκησης και του ανθρώπινου δυναμικού, αλλά και μεταξύ της επιχείρησης και των εξωτερικών συνεργατών. Η ικανότητα ενσυναίσθησης, η ενεργητική ακρόαση, η διαχείριση συγκρούσεων, η διακριτικότητα και η συναισθηματική αυτορρύθμιση είναι δεξιότητες κρίσιμες για την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης. Η κατανόηση των άγραφων κανόνων, των συναισθηματικών αναγκών και των διαφορετικών προσωπικοτήτων δεν μπορεί να αντικατασταθεί από αλγορίθμους.

Σε ένα ψηφιακό και υβριδικό εργασιακό περιβάλλον, όπου η φυσική παρουσία μειώνεται και η επικοινωνία πραγματοποιείται κυρίως μέσω ψηφιακών μέσων, ο ρόλος της συναισθηματικής νοημοσύνης ενισχύεται περαιτέρω. Ο σύγχρονος Διοικητικός και Εκτελεστικός Γραμματέας λειτουργεί ως «συνδετικός κρίκος» μεταξύ τεχνολογίας και ανθρώπων, συμβάλλοντας στη διατήρηση της συνοχής της ομάδας, στη διαχείριση του εργασιακού άγχους και στη στήριξη της εταιρικής κουλτούρας. Ο πραγματικός μετασχηματισμός του ρόλου προκύπτει από τον συνδυασμό τεχνητής και συναισθηματικής νοημοσύνης. Η AI προσφέρει ταχύτητα, ακρίβεια και όγκο πληροφορίας, ενώ η EQ προσδίδει νόημα, προσαρμοστικότητα και ανθρώπινη διάσταση σε αυτές τις πληροφορίες. (Βλέπε και Μελέτη αρθρογράφου ‘’Μητρώο διαδικασιών διοικητικής  – γραμματειακής υποστήριξης σε περιβάλλον ψηφιακού μετασχηματισμού επιχειρήσεων’’ Αθήνα  2022). Ο Διοικητικός και Εκτελεστικός Γραμματέας που αξιοποιεί έξυπνα τα εργαλεία AI και ταυτόχρονα διαθέτει ανεπτυγμένες κοινωνικές και συναισθηματικές δεξιότητες μπορεί να προβλέπει ανάγκες, να υποστηρίζει στρατηγικές αποφάσεις και να συμβάλλει ενεργά στη βιωσιμότητα και την ανταγωνιστικότητα της επιχείρησης.

Συνεπώς, το μέλλον των Διοικητικών και Εκτελεστικών Γραμματέων δεν βρίσκεται στη συρρίκνωση του ρόλου τους, αλλά στην αναβάθμισή του. Μέσα από τη συνεχή εκπαίδευση, την ψηφιακή επάρκεια και την καλλιέργεια συναισθηματικής νοημοσύνης, το επάγγελμα εξελίσσεται σε έναν στρατηγικό πυλώνα του σύγχρονου ψηφιακού επιχειρησιακού περιβάλλοντος, αποδεικνύοντας ότι η ανθρώπινη αξία παραμένει αναντικατάστατη ακόμη και στην εποχή της τεχνητής νοημοσύνης.

(Πηγή : Η συγγραφή του άρθρου  επιτεύχθηκε και με τη βοήθεια της ChatGPT).

*Λίγα λόγια για τον αρθρογράφο

Ο Ηλίας Δ. Τζαννής είναι σήμερα Επιχειρησιακός Ερευνητής & Συγγραφέας.

Διετέλεσε  Διευθυντικό Στέλεχος Διοίκησης της Εθνικής Τράπεζας,  Σύμβουλος Επιχειρήσεων, Εισηγητής & Συντονιστής της Ειδικής Ομάδας Έργου που εκπόνησε το Εθνικό Πρότυπο ΕΛΟΤ 1437/2011 ‘’Γραμματεία Διοίκησης – Καθήκοντα, Επαγγελματική Επάρκεια, Οργάνωση Γραφείου & Υποστηρικτικά Εργαλεία’’, Ακαδημαϊκός Υπεύθυνος Προγραμμάτων Πιστοποίησης της ACTA, Τεχνοβλαστού του Αριστοτελείου  Πανεπιστημίου  Θεσσαλονίκης.

Είναι Πτυχιούχος Δημοσίας Διοίκησης (ΒΑ), Πολιτικών Επιστημών (ΒΑ), Οικονομικής & Περιφερειακής Ανάπτυξης (MSc) του Παντείου Πανεπιστημίου, Πιστοποιημένος Τεχνολογίας Αυτοματισμών Γραφείου (ΑΣΗΣΙ), Πιστοποιημένος Εκπαιδευτής Ενηλίκων & Αξιολογητής Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων από τον ΕΟΠΠΕΠ, Κάτοχος Άδειας Άσκησης Οικονομολογικού Επαγγέλματος, του Οικονομικού Επιμελητηρίου Ελλάδας.

Είναι παντρεμένος και έχει τέσσερα παιδιά.   e-mail :  iliastzannis@gmail.com