Άρθρο του Ηλία Δ. Τζαννή

Άρθρο του Ηλία Δ. Τζαννή

«Ο ρόλος του τομέα γραμματείας διοίκησης και των γραμματέων βοηθών διοίκησης σε ψηφιακές επιχειρήσεις του μέλλοντος»

Σκοπός κάθε επιχειρησιακού ερευνητή που ασχολείται με το θέμα της επικεφαλίδας είναι η ολοκληρωμένη παρουσίαση νέων δεδομένων για το ρόλο του τομέα Γραμματείας Διοίκησης και των Γραμματέων Βοηθών Διοίκησης οργανισμών/επιχειρήσεων, που θα δίνουν τη δυνατότητα στους/στις επαγγελματίες Γραμματείς να εμπεδώσουν γνώσεις και να αποκτήσουν δεξιότητες και ικανότητες απαραίτητες και αναγκαίες για την ορθολογική άσκηση της γραμματειακής – διοικητικής υποστήριξης, ειδικότερα σήμερα στα πλαίσια της παγκοσμιοποιημένης ψηφιακής οικονομίας και επιχειρηματικότητας. Η ευθύνη όμως του επιχειρησιακού ερευνητή, ως απόρροια του προαναφερόμενου σκοπού, είναι ακόμη πιο επιτακτική στις μέρες μας, δεδομένου ότι στη χώρα μας υφίσταται μια αλληλένδετη σειρά δυσμενών παραγόντων, που επηρεάζουν σημαντικά τον ως άνω ρόλο, όπως :

α) Δεν υφίσταται Σχολή Γραμματέων σε ΑΕΙ ή ΤΕΙ, παρά μόνο στα Ινστιτούτα Επαγγελματικής Κατάρτισης (ΙΕΚ).

β) Η υπάρχουσα βιβλιογραφία για τα εν λόγω είναι μικρή και παρωχημένη, με συνέπεια να αναζητείται νέα βιβλιογραφία και ιδιαίτερα εφαρμοσμένα εγχειρίδια, που να περιέχουν τη σύγχρονη οργανωτική δομή τομέα και τις διαδικασίες υποστήριξης με όλες τις νέες τάσεις και μάλιστα σε ψηφιοποιημένο επιχειρηματικό περιβάλλον, όπως επίσης και αρθρογραφία με καινοτομικό και πρακτικό ενδιαφέρον.

γ) Ο καθ’ ύλην αρμόδιος Εθνικός Οργανισμός Πιστοποίησης Προσόντων και Επαγγελματικού Προσανατολισμού (ΕΟΠΠΕΠ) έχει εκδώσει από το έτος 2007 το Επαγγελματικό Περίγραμμα με αριθμό 181 (π. αριθμός 50 του ΕΚΕΠΙΣ), στο οποίο εμπεριέχονται τα δεδομένα του πρώτου επιπέδου επαγγελματικής ιεραρχίας, έχει τίτλο ‘’Υπάλληλος Γραμματειακής Διοικητικής Υποστήριξης’’ και σύμφωνα με αυτό πιστοποιούνται οι απόφοιτοι δημόσιων και ιδιωτικών Ινστιτούτων Επαγγελματικής Κατάρτισης, για την υποστήριξη επιχειρήσεων ‘’παλαιού τύπου’’ εκτός των ψηφιακών. Στο εν λόγω Επαγγελματικό Περίγραμμα αναφέρεται ότι υπάρχει ένα δεύτερο, περισσότερο σύνθετο και διακριτά ανώτερο επίπεδο επαγγελματικής ιεραρχίας, το οποίο έχει τίτλο ‘’Γραμματέας Διεύθυνσης’’, τίτλος που σήμερα με το ΦΕΚ. Β΄/Αρ. 2641/2014 έχει μετονομαστεί σε ‘’Γραμματέας Ανωτέρων και Ανωτάτων Στελεχών’’. Επίσης κατά τα έτη 2008 και 2009 – με την τότε επωνυμία ΟΕΕΚ – εξέδωσε τον Κανονισμό Κατάρτισης Ειδικότητας ‘’Γραμματέας Διεύθυνσης’’ και το έτος 2014 εξέδωσε τα Θέματα Εξετάσεων
Πιστοποίησης Αρχικής Επαγγελματικής Κατάρτισης Ειδικότητας ΙΕΚ ‘’Γραμματέας Διεύθυνσης’’.

δ) Η Ελλάδα βρίσκεται σε μεγάλη απόσταση από το «τρένο» της τέταρτης βιομηχανικής επανάστασης, όχι γιατί
δεν έχει το κατάλληλο δυναμικό, αλλά γιατί δεν έχει το κατάλληλο θεσμικό πλαίσιο και τις απαιτούμενες επενδύσεις σε τεχνολογία, σύμφωνα με συμπέρασμα της έκθεσης World Economic Forum (WEF), με τίτλο
‘’Ετοιμότητα για το μέλλον της παραγωγής’’.

ε) Ενώ οι ΜΜΕ και οι ελεύθεροι επαγγελματίες αποτελούν τη ραχοκοκαλιά της ελληνικής οικονομίας, η χρήση και η διάδοση των ΤΠΕ στις επιχειρήσεις αυτές και στους επαγγελματίες είναι ιδιαίτερα χαμηλή συγκρινόμενη με τον ευρωπαϊκό ΜΟ. Ενδεικτικά οι δείκτες που αφορούν το ηλεκτρονικό επιχειρείν (eBusiness) και το ηλεκτρονικό εμπόριο (eCommerce) υπολείπονται του ΜΟ της Ε.Ε. και σε ότι αφορά το βαθμό ενσωμάτωσης των ΤΠΕ στις επιχειρήσεις, με στοιχεία του 2016, η Ελλάδα κατατάσσεται στην 24η θέση μεταξύ των 28 χωρών της ΕΕ (1).

Παρά τους ως άνω δυσμενείς παράγοντες μια διεπιστημονική ομάδα επιχειρησιακών ερευνητών, εξειδικευμένων με τα θέματα Γραμματείας/Γραμματέων, θεώρησε ότι έπρεπε να προβεί σε μια σειρά ενεργειών που θα αντέκρουαν – στο μέτρο του εφικτού – τους δυσμενείς αυτούς παράγοντες και θα προσέφεραν διεξόδους και για το λόγο αυτό :

α) Το έτος 2008 ήρθε σε επαφή με την Εταιρία Έντασης Γνώσης Aristotle Certification Training & Assessment (ACTA) – Τεχνοβλαστό του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης, προκειμένου στον τομέα του πιστοποιήσεων Διοίκησης και Οικονομίας, υποτομέα Γραμματείας, να εκπονήσουν σχήμα πιστοποίησης με τίτλο Certified Secretaries Management Assistants (CSMA) – Πιστοποιημένος Γραμματέας Βοηθός Διοίκησης. Το σχήμα αυτό εκπονήθηκε, είναι διαπιστευμένο σύμφωνα με το διεθνές πρότυπο ISO/IEC 17024:2012 από το Εθνικό Σύστημα Διαπίστευσης (ΕΣΥΔ), τον κατά νόμο αρμόδιο οργανισμό, με το πιστοποιητικό αριθμός 594 και έκτοτε διενεργείται με βάση Syllabus, το οποίο εμπεριέχει όλα τα δεδομένα του τομέα Γραμματείας Διοίκησης και μάλιστα στο πλαίσιο της ψηφιακής επιχείρησης καθώς επίσης και τις γνώσεις, δεξιότητες και ικανότητες, με εστίαση στις ψηφιακές, που απαιτούνται από Γραμματείς Βοηθούς Διοίκησης για την ένταξή τους σε ψηφιακό επιχειρηματικό περιβάλλον και επικουρείται επίσης με Εγχειρίδιο Αποτελεσματικής Επιμόρφωσης Γραμματέων Βοηθών Διοίκησης (*), που εμπεριέχει πέραν των άλλων και όλα τα δεδομένα της ψηφιακής οικονομίας και επιχειρηματικότητας. Αξίζει να σημειωθεί ότι με το σχήμα αυτό έχουν μέχρι σήμερα πιστοποιηθεί άνω των 800 Γραμματέων Δημόσιου και Ιδιωτικού Τομέα στη χώρα μας και στην Κύπρο. Στον ως άνω τομέα και υποτομέα, εκπόνησε επίσης και άλλα επίπεδα σχημάτων πιστοποίησης Γραμματέων, Στενοδακτυλογράφων, Εκπαιδευτών Γραμματέων, προχωρημένων δεξιοτήτων Η/Υ και εφαρμογών Microsoft® Office.

β) Το έτος 2011 με πρότασή της η εν λόγω ομάδα ήρθε σε επαφή και συνεργασία με τον Ελληνικό Οργανισμό Τυποποίησης (ΕΛΟΤ), όπου επεξεργάστηκαν το Ελληνικό Πρότυπο ΕΛΟΤ, με αριθμό 1437/07.06.2011 και τίτλο ‘’Γραμματεία Διοίκησης – Καθήκοντα. Επαγγελματική Επάρκεια. Οργάνωση Γραφείου. Υποστηρικτικά Εργαλεία’’, το οποίο και εκδόθηκε από τον εν λόγω Οργανισμό. Η ιδιαιτερότητα του Προτύπου αυτού έγκειται στο γεγονός ότι αποτελεί ελληνική καινοτομία και δεν υφίσταται στην Ευρώπη, ούτε και διεθνώς ανάλογό του και προέκυψε ως απαίτηση της αγοράς.

γ) Παράλληλα με τα ως άνω ακολούθησε μέχρι σήμερα μια εκτενής αρθρογραφία (*), στις οικονομικές εφημερίδες ΚΕΡΔΟΣ και ΕΞΠΡΕΣ, το Δελτίον Διοικήσεως Επιχειρήσεων και τον ιστότοπο startup η οποία εστιάστηκε και εστιάζεται σε θέματα : Ανάλυσης του Ελληνικού Προτύπου ΕΛΟΤ 1437 ‘’Γραμματεία Διοίκησης – Καθήκοντα. Επαγγελματική Επάρκεια. Οργάνωση Γραφείου. Υποστηρικτικά Εργαλεία’’. ‘’Εφαρμογής μεθοδολογίας επανοριοθέτησης του τομέα Γραμματείας Διοίκησης και επαναπροσδιορισμού του ρόλου Γραμματέα Βοηθού Διοίκησης’’. ‘’Οικοδόμησης σύγχρονου δομικού ιστού ηλεκτρονικής Γραμματείας για την υποστήριξη νεοφυών επιχειρήσεων’’. ‘’Χρήσης των εργαλείων που συνεπικουρούν στην άσκηση Ανοιχτού Καινοτομικού Management’’. ‘’Πιστοποίησης των ψηφιακών δεξιοτήτων Γραμματέων Βοηθών Διοίκησης στα πλαίσια της ψηφιακής επιχειρηματικότητας’’. ‘’Ανάλυσης της ελληνικής νομοθεσίας για το ηλεκτρονικό αρχείο και την ψηφιοποίηση εγγράφων’’. ‘’Ανάλυσης του κανονισμού 910/2014 (ΕΕ) του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και Συμβουλίου για την Ηλεκτρονική Ταυτοποίηση και τις Υπηρεσίες Εμπιστοσύνης στις Ηλεκτρονικές Συναλλαγές στην Εσωτερική Αγορά’’. ‘’Δυναμικής χρήσης καινοτομικών προτύπων για τις ανάγκες των επιχειρήσεων’’. ‘’Επίδρασης της οργανωσιακής κουλτούρας στο τομέα Γραμματείας Διοίκησης και στη δέσμευση των Γραμματέων του’’. ‘’Ανάλυσης της επιχειρηματικότητας στα πλαίσια της ψηφιακής οικονομίας και του ρόλου του ηγέτη/επιχειρηματία/στελέχους με ψηφιακές δεξιότητες ηλεκτρονικής ικανότητας’’. Με δεδομένο ότι σε διεθνές επίπεδο διενεργείται μια κοσμογονία στα πλαίσια της ψηφιακής οικονομίας και επιχειρηματικότητας και πολλοί φορείς και Πανεπιστήμια εξετάζουν τα θέματα αυτά σε συνάρτηση με το μέλλον
της εργασίας, όπως για παράδειγμα : α) Η έρευνα Gartner CIO Agenda Report 2016 σύμφωνα με την οποία ‘’η ψηφιοποίηση εντατικοποιείται και είναι ξεκάθαρο ότι η ψηφιακή επιχείρηση, με τη χρήση της ψηφιακής πληροφορίας και τεχνολογίας, αποτελεί πλέον πραγματικότητα και έναν πολύ σημαντικό παράγοντα αύξησης της ανταγωνιστικότητας και διαφοροποίησης από τον ανταγωνισμό’’ (2). β) Η διατύπωση στη διοργάνωση στις 23 Μαρτίου 2017, της ‘’Ψηφιακής Ημέρας’’, στη Ρώμη κατά την οποία ‘’η ευρωπαϊκή πλατφόρμα, στις πολιτικές, τη νομοθεσία, την οικονομία, την κοινωνία, τις ζωές εν κατακλείδι όλων των Ευρωπαίων, πρέπει να δραστηριοποιηθεί στο έπακρο για τη συγκέντρωση εθνικών πρωτοβουλιών ψηφιοποίησης των επιχειρήσεων’’ (3).

γ) Η έρευνα της Paivi Karjalainen, καθηγήτριας στο Πανεπιστήμιο Εφαρμοσμένων Επιστημών HAAGA-HELIA, στο Ελσίνκι της Φινλανδίας, που διοργανώθηκε διαδικτυακά και είχε ως θέμα ’’Το ρόλο των Γραμματέων Βοηθών Διαχείρισης σε μελλοντικούς οργανισμούς’’ και η οποία απέδειξε ότι το επάγγελμα αυτό – με τις αρχέγονες καταβολές – μετεξελίσσεται, έχει καθοριστικό λόγο στα τεκταινόμενα και ότι οι μελλοντικοί Γραμματείς Βοηθοί
Διαχείρισης θα να είναι σε θέση :
• Να εξορθολογήσουν πληροφορίες, απόψεις, πρακτικές, διαδικασίες και να τις εναρμονίσουν.
• Να επιδρούν στο ήθος και την ατμόσφαιρα της εργασίας, μέσω των εικονικών συνδέσεων.
• Να συμβάλλουν στην υλοποίηση της στρατηγικής και την επίτευξη των στόχων, μέσω της ψηφιακής τεχνολογίας.
• Να ενστερνίζονται και να ενσωματώνουν τη συνεχώς αναπτυσσόμενη ψηφιακή τεχνολογία και να διαχειρίζονται την εταιρική φήμη και εικόνα.
• Να υποστηρίζουν και να βοηθούν τους άλλους να επιτύχουν πέραν άλλων και στις συνεργασίες τους, δεδομένου ότι η νέα πρακτική θα είναι αύξηση της ομαδικής συνεργασίας.
• Να συνδέουν τα ενδιαφερόμενα μέρη και τους πελάτες, μέσω της διεπιχειρησιακής βάσης δεδομένων, της δημιουργίας ευκαιριών μικτών δικτύων και της παρακολούθησης των τάσεων στη σχέση, τη φήμη και τη διαχείριση των συνομιλιών.
• Να οραματιστούν το μέλλον, δεδομένου ότι σε αυτό, οι Γραμματείς Βοηθοί Διαχείρισης θα είναι πολύ πιο ενεργητικοί και θα διαχειρίζονται την εργασία τους, μιας και αυτή θα αποτελείται όλο και περισσότερο από την ανάπτυξη διαδικασιών – τρόπων εργασίας – και αυτό μπορεί να σημαίνει επανασχεδιασμό ή/και δημιουργία εντελώς νέων εσωτερικών υπηρεσιών/ρόλων για μελλοντικές επιχειρήσεις/οργανισμούς (4).
Με όλες αυτές τις προσλαμβάνουσες η εν λόγω διεπιστημονική ομάδα ήρθε εκ νέου σε επαφή με τον ΕΛΟΤ και πρότεινε την επικαιροποίηση του Προτύπου 1437, σε συνεργασία και με το Εθνικό Σύστημα Διαπίστευσης (ΕΣΥΔ), η οποία και επίκειται να υλοποιηθεί εντός του τρέχοντος έτους. Σύμφωνα με τις εκτιμήσεις της το νέο επικαιροποιημένο Πρότυπο που θα προκύψει θα εμπεριέχει : α) την ηλεκτροποιημένη δομή του τομέα Γραμματείας Διοίκησης, με όλα τα νεότερα δεδομένα της τεχνολογίας πληροφορικής και επικοινωνιών καθώς και μια σειρά από καινοτομικά Πρότυπα ΕΛΟΤ & ISO, που θα επικουρούν τις ψηφιοποιημένες διαδικασίες για ορθολογικότερη γραμματειακή διοικητική υποστήριξη, β) ένα Επαγγελματικό Περίγραμμα για Γραμματείς Βοηθούς Διοίκησης, που θα εστιάζεται σε σύγχρονες γενικές και ειδικές γνώσεις και σε ψηφιακές δεξιότητες ηλεκτρονικής ικανότητας, προκειμένου να ικανοποιείται το σύνολο των απαιτήσεων των ψηφιακών διαδικασιών επιχειρήσεων/οργανισμών – ειδικότερα νεοφυών – που θα
δραστηριοποιούνται στη χώρα μας στα πλαίσια της ψηφιακής οικονομίας και επιχειρηματικότητας.

ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΡΙΘΜΗΤΙΚΩΝ ΕΝΔΕΙΞΕΩΝ ΚΑΙ ΕΝΔΕΙΞΗΣ (*)

(1) ΠΗΓΗ : ΕΘΝΙΚΗ ΨΗΦΙΑΚΗ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ 2016-2021. σ.7-8)
(2) ΠΗΓΗ :‘’Κτίζοντας την ψηφιακή πλατφόρμα’’. 28 Ιανουαρίου 2016. Γιώργος Φετοκάκης.
(3) ΠΗΓΗ : Δημοσίευση Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Δελτίο Τύπου. 29.03.2017.
(4) ΠΗΓΗ : Έρευνα ‘’Assistant Management 2020’’, Πανεπιστημίου HAAGA-HELIA, με θέμα ‘’Ο ρόλος του βοηθού διαχείρισης στο μέλλον’’, Paivi Karjalainen, Ελσίνκι της Φινλανδίας, 25 Ιανουαρίου 2014). Η έκθεση «Assistant Management 2020» δημοσιεύθηκε τη Διεθνή Ημέρα των Βοηθών 24 Μαρτίου 2013 από το Πανεπιστήμιο HAAGA-HELIΑ και βασίζεται σε μια ηλεκτρονική καταιγίδα με περισσότερους από 800
ερωτηθέντες από περίπου 30 χώρες. Το 65% των ερωτηθέντων ήταν βοηθοί/γραμματείς, το 10% φοιτητές και οι υπόλοιποι ήταν διευθυντές, HR, εκπαιδευτικοί, ενώ το 80% των ερωτηθέντων είχε εμπειρία από εργασία ή εποπτεία βοηθού/γραμματέα. (*) Αρθρογράφος των εν λόγω άρθρων είναι ο Ηλίας Δ. Τζαννής. Εμπειρογνώμονας – Συντονιστής της Ειδικής Ομάδας Έργου, που εκπόνησε το Πρότυπο ΕΛΟΤ 1437 ‘’Γραμματεία Διοίκησης – Καθήκοντα. Επαγγελματική Επάρκεια. Οργάνωση Γραφείου. Υποστηρικτικά Εργαλεία’’. Διοικητικός & Πολιτικός επ. Οικονομολόγος, Περιφερειολόγος (MSc). iliastzannis@gmail.com